無論你是何種身份,處于何種工作環(huán)境,相信每位考生都有參加會議的經(jīng)歷。我們都知道會議有章程、有議題,組織一場會議有很多講究的地方。作為公務員,工作中經(jīng)常要參加會議,同時,組織會議也是公務員工作的職責之一。公務員面試中,會議組織題經(jīng)常用來考察考生的組織協(xié)調(diào)能力,如何在面試場上將會議組織題淋漓盡致地完美發(fā)揮呢?專家在此將為考生點撥會議組織題的答題要點。
一、 條理清晰 沉著冷靜想流程
考生在面試場上,剛接到問題,往往容易頭腦發(fā)脹,突然一下找不出回答的思路。這個時候考生要沉著冷靜,在腦袋里迅速過一遍組織會議的基本流程。一般情況下,組織會議流程為:準備階段、實施階段、收尾階段。然后按照流程,考生再思考每一階段需要做些什么。這樣容易在頭腦里迅速組成思路框架,不至于在回答時偏離題意或者答題冗長。
除此之外,考生在接到題的時候,要了解題目要考察的是哪類會議,例如研討會、發(fā)布會等,因為清楚了會議類型,考生才能找到更為明確的答題思路,同時對會議的主題和特點也能進一步地闡釋。
二、掌握會議組織答題完美思路
有的考生沒有實際組織會議的經(jīng)驗,對組織會議的具體內(nèi)容一知半解甚至完全不知,這樣回答問題很可能漏洞百出,讓考官一眼就看出不專業(yè)。國家公務員網(wǎng)專家認為,在組織協(xié)調(diào)性考察的題型中,盡管出題點很多,但試題類型較單一,較容易尋找答題規(guī)律,考生可以通過學習掌握回答的要點,以此來攻克經(jīng)驗上的不足,同時回答時添加自己獨到的見解,使自己的個性展現(xiàn)出來,最終博得考官的青睞。專家總結(jié)出“以點概面”法,即掌握組織會議的主要關鍵詞,以此展開工作,幫助考生答題。
準備階段:關鍵詞:制定計劃。 準備階段主要做的是制定工作計劃,所以展開工作的關鍵在于確定工作目標、主題、內(nèi)容、方式、時間、地點、對象、人員配備、費用預算、程序安排、參與人員、特殊情況預案等。考生要熟記這些要點,在回答時依據(jù)自身情況,添加內(nèi)容和亮點。
組織實施階段:關鍵詞:溝通、檢查 。如何展開具體工作是整個會議組織的重中之重,也是考官考察考生組織協(xié)調(diào)性的重點。國家公務員網(wǎng)專家認為工作要根據(jù)計劃實施,同時檢查實施過程。實施階段涉及和領導及各部門的聯(lián)系,做好溝通工作也必不可少。之后國家公務員網(wǎng)專家將詳細說明溝通方面的問題。
總結(jié)階段:關鍵詞:匯報 、總結(jié)。 俗話說:善始善終,會議組織最后關頭也十分重要,同樣不能懈怠。這個階段要做好善后工作,考生要把握四個及時:及時清理使用后的物品并歸位、及時安排工作人員的去向、及時處理經(jīng)費開支、及時對整個過程進行總結(jié)并找出成功和失敗之處。國家公務員網(wǎng)專家在這里建議考生回答問題這部分時,總結(jié)一定要落實到書面上,以報告的形式出現(xiàn),加一句:“匯報給領導”能給回答添加不少亮點。
三、 思考全面 不留漏洞
上面文章說到會議組織實施時要涉及工作溝通問題,專家認為在公務員每一項工作中,都要涉及溝通這個環(huán)節(jié),比如上下級匯報,部門協(xié)作、邀請嘉賓等,它能有效地幫助我們提高工作效率,最終達到完美的協(xié)調(diào)效果。如果溝通出了問題,很可能使會議組織陷入僵局,從而影響整個工作以及自己的人際關系,國家公務員網(wǎng)專家提示考生,考生在回答會議組織時一定要把與人溝通這一重要答題點說出來,在回答時把握好溝通的對象:要與領導溝通,將進展情況進行上報;與合作部門溝通,進行及時地協(xié)調(diào),若發(fā)現(xiàn)與計劃實際不符的地方要提出解決方案、及時處理突發(fā)事件保證工作的順利實施;與參會人員溝通,保證在不影響工作的情況下出席會議并確保一定到場。
突發(fā)事件的處理,這一要點也要注意提及。組織會議存在很多不穩(wěn)定因素,經(jīng)常有突發(fā)事情發(fā)生,可能是人為因素,如:擾亂會場秩序;可能是自然因素,如:電氣設備老化導致停電。作為會議的組織者要全面地思考問題,防止這樣的事情發(fā)生,所以在這之前防患未然,做出具體應對方案是必要的。考生在面試時雖然不用一一列舉解決的方法,但加上這一考慮,能使回答更加縝密。
四、升華結(jié)尾 深入主題
回答會議組織題除了要有一個好的開頭,縝密的組織過程,結(jié)尾也不能掉以輕心。一般考生在陳述完組織會議的過程后就匆忙結(jié)尾。建議考生,在結(jié)尾處可以將話題轉(zhuǎn)向宏觀政策方面,靠攏政府方針,說明組織此項會議的意義,這樣做可以使自己的回答得到升華,更加深入主題。
最后,考生在備考過程中,要積累會議組織題的相關經(jīng)驗,并聯(lián)系實際進行訓練。