公開信是向不特定對象表達想法的一種公文，大多數(shù)情況中，公開信的受眾是人民群眾或特定受眾，嚴格的說應該是廣行文，但是因為文風和下行文類似，因此將其歸入下行文進行闡述。因不同情境和對象功能不同，公開信會有所不同：有的公開信是為了表達某種意見，有的公開信是為了澄清問題，有的公開信是為了說服人……。正是因為目的不同，公開信的內(nèi)容也不同，有的公開信會更加注重形式，強調(diào)修辭;有的公開信則更加注重內(nèi)容，強調(diào)說理和分析;還有的公開信需要舉例子。
公開信的格式與一般私人信件沒有什么大的區(qū)別。
1.標題。公開信一般是沒有標題的，有的時候也可以用標題，如“中共中央給全體共產(chǎn)黨員的一封信”。這類寫明了寫信者單位、姓名的公開信的末尾，就不必要再署名了。
2.抬頭。信的第一行頂格寫稱謂，多數(shù)用“朋友們”“同志們”，有的直接寫姓名，有的冠以職稱。
3.寒暄話。在稱謂之后，另起一行空二格寫“您好!”“別來無恙”等寒暄話，以示友好、關切。
4.正文。寒暄話之后另起一行空二格起寫正文。
5.結(jié)尾。正文之后另起一行空二格寫結(jié)語，如“此致敬禮”“祝愉快”“頌健康”“順致敬禮”“妥否請參考”等等。
6.署名。結(jié)束語后另起一行，在右下方署寫單位名稱或者個人姓名。署名之后寫上寫信的年月日。
作答公開信時，除去形式方面，還必須要重視內(nèi)容與表達。內(nèi)容即公開信正文，要站在受眾方考慮問題，盡量做到發(fā)布目的明確、情況陳述準確全面、分析情況屬實深入、對策方法有效；表達方面注意措辭語氣符合題目要求，各部分之間邏輯清晰，有必要的起承轉(zhuǎn)合，語句流暢通順。
例：2011年國考地市級
問題：L縣政府擬進一步宣傳寄宿制學校的辦學模式，以期更好地提高辦學效益和質(zhì)量。請根據(jù)給定材料3，以縣教育局的名義草擬《給各村中小學生家長的一封信》。(20分)
要求：(1)內(nèi)容具體、符合實際;(2)用語得體，通俗易懂;(3)不超過400字。
題目分析：
內(nèi)容方面：這封公開信要起到使家長支持寄宿制的效果，必須回答解決家長的困惑。試想家長會有什么困惑?肯定會有幾點疑問：什么是寄宿制模式?寄宿制的優(yōu)勢是什么?針對寄宿制可能存在的問題，政府和學校采取的措施是什么?這幾點是不是要一一闡釋明白，從而打消家長的顧慮，解除他們的后顧之憂。最后，對家長要發(fā)怵呼吁，提出希望。
形式方面：注意標題、稱謂、發(fā)文機關和發(fā)文時間。語言得體、通俗易懂，具有宣傳性。如果格式不規(guī)范，語言不具宣傳性將被扣分。
參考答案：
《給各村中小學家長的一封信》
各位家長：
你們好!
我縣人口的自然分布十分分散，孩子上學路途遙遠，為了解決這個問題，我們決定推行寄宿制，即讓孩子在上學期間在學校寄宿。
寄宿制不僅可以減輕家長負擔，方便學校的管理，更為重要的是它為孩子節(jié)約了上學時間，減少了在回家路上帶來的危險，對孩子的學習和生活都是有利無害的。
在推行寄宿制時，我們將改善學校的住宿、飲食環(huán)境，保障學生的安全健康。我們的老師也會積極加強對學生的管理，在學習、生活上給予他們無微不至的關懷，請各位家長放心。
對于寄宿的學生，希望家長和老師、學校密切配合，主動的對孩子進行引導和教育。家長們，知識就是力量，教育關系到孩子的未來，關系到家庭的幸福。希望大家積極配合我們的工作，讓孩子有力量去托起明天的希望。
謝謝!
縣教育局
2010年12月5日
